فن إدارة الإجتماعات

المقـدمة

“الرجل العاقل هو الذي إذا أراد أن يعلو على الناس وضع نفسه أسفلهم وإذا شاء أن يتصدرهم جعل نفسه خلفهم، ألا ترى البحار والأنهار كيف ترفد من مئات الترع والجداول التي تعلوها”.
“حكمة صينية.
لا يمكن أن يمر وقت دون أن يشهد اجتماعًا وقد يتساءل البعض لماذا الاجتماعات؟ إن إدارة أي شيء تعني ضرورة حصول الاجتماعات وتعد إدارة الاجتماعات بفعالية وبشكل مثمر عملية مباشرة نسبيًا فالتحضير المسبق والاستعداد لتوجيه الأمور والسيطرة عليها خطوات كبيرة على طريق التأكد من تحقيق الاجتماع لأهدافه.
لذلك بما لهذه الاجتماعات أهمية في مجال لكل عمل ناجح لأي إدارة.
فسوف نتناول في هذا البحث البسيط ما هو الاجتماع، وأهمية الاجتماعات وما هي أنواع الاجتماعات ومبررات عقد الاجتماعات وكيفية التحضير للاجتماع وما هي الانحطاط السلوكية التي تواجهها أثناء اجتماع ثم ما هو تقييم الاجتماع وما هي أسباب نجاح وفشل بعض الاجتماعات؟

الاجتماع أو الاجتماعات ما هي؟

مهما اختلفت وجهات النظر في تعريفهم للاجتماع Meetingفهي كلمة عادة للدلالة على التئام عدد معين من البشر في مكان ما لمناقشة موضوع معين يهدف للتوصل إلى هدف محدد.
وفي ضوء هذا التعريف تتمثل أركان الاجتماع في وجود عدد معين من الناس يتفاعلون معًا لتحقيق هدف محدد بالإضافة إلى توافر الإمكانات المادية المناسبة.

فإن الاجتماعات ما زالت وسيلة فعالة ومهمة للمشاركة الجماعية فعن طريقها وبها يتم تبادل وجهات النظر والإفادة من خبرات الآخرين، كما أنها وسيلة مقبولة للتنسيق بين وجهات النظر وتوصيل المعلومات بين الأفراد والدراسة العلمية للموضوعات المطروحة للنقاش.

(أنواع الاجتماعات):
تتنوع الاجتماعات بتنوع معايير تقسيمها، ثمة اجتماعات لتقديم توصيات أو اقتراحات واجتماعات لاتخاذ قرارات واجتماعات دورية واجتماعات غير دورية وهناك اجتماعات تعقد على مستوى عال في الرواية أي اجتماعات رسمية واجتماعات غير رسمية تدعوه الاستقبال أو تقديم الهدايا والمنح.
على الرغم من أن هذه التقسيمات إذ قد يتخذ الاجتماع من الناحية العملية أكثر من صفة وأكثر من معيار فإن أكثر الاجتماعات شيوعًا هي:
1 ـ اجتماع توصيل المعلومات:
على المدير أو المسؤول بأن المعلومات المراد توصيلها لن تفهم إلا إذا قام بشرطها بنفسه.
2ـ اجتماع الحصول على المعلومات:
هو الحصول على معلومات تتعلق بموضوع معين يعتبر هذا النمط من الاجتماعات يتجه من إمكانية التعرف على صور التفاعل الممكنة بين وجهات النظر المختلفة للمجتمعين.
يسمى هذا النوع من الاجتماع “اجتماع عصف الأفكار” الذي يسمح لجميع الحاضرين بالمشاركة بآرائهم ووجهات نظرهم.
3 ـ اجتماع حل المشكلات:
تهدف إلى التوصل لحلو ل مفضلة ومقبولة لمشكلة معينة، إذا كان عنصر قبول الحل من قبل غالبية الأعضاء مسألة مهمة وحاسمة لضمان فعالية التنفيذ.
4 ـ اجتماع تكوين الاتجاهات:
تهـدف لتكوين اتجـاهات معينة أو تعـديل الأفكار والاتجاهات القديمة وتقبل ما هو جديد منها.
5 ـ الاجتماع التوجيهي أو الإرشادي:
يهدف توجيه العاملين وتحسين مهاراتهم وتوسيع آفاقهم.

( أنواع الاجتماعات)

1 ـ اجتماعات دورية: تعقد بشكل أسبوعي أو شهري أو سنوي تهدف هذه الاجتماعات إلى الاطلاع على التطورات وعلى نتائج العمل والملاحظات النهائية بشأنها.
2ـ اجتماعات عادية: تعقد بشكل مستمر تهدف مناقشة موضوعات تنفيذية تتعلق بكيفية إنجاز الأعمال اليومية وحل الصعوبات التي تعوق تنفيذها.
3 ـ اجتماعات داخلية: تعقد داخل المنظمة لمناقشة موضوعات داخلية بين الإدارات والأقسام فيها.
4 ـ اجتماعات خارجية: تعقد خارج المنظمة يشترك فيها أعضاء من جهات مختلفة يهدف مناقشة موضوعات مشتركة أو لتنسيق برامج عمل معينة فيما بين هذه الجهات.
5ـ اجتماعات خاصة: تعقد بشكل استثنائي وذلك لمناقشة موضوعات طارئة.

(مبررات عقد الاجتماع)

هناك مبررات قوية وواضحة تدعو إلى توحيد الجهود الجماعية وعقد الاجتماعات ومن هذه المبررات:
1 ـ وجود ما يدعو إلى تغيير الوضع القائم.
2 ـ تنشيط الأفكار والآراء والخبرات بين العاملين من فترة إلى أخرى.
3 ـ وجود رغبة وتقبل في تطبيق القرارات التي تصدر عن الاجتماعات.
4 ـ وجود مشكلة أو قضية معينة تتطلب المتابعة والتقييم المستمر.
5 ـ سهولة توزيع المهام والمسؤوليات وتأمين تحقيق التنسيق أثناء التنفيذ.
6ـ تحقيق إيجابيات اللقاء المباشر بين أعضاء الاجتماع وتدريبهم وزيادة معرفتهم وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية.
7 ـ خطورة وتكلفة القرار الفردي وأفضلية الجهود الجماعية.

س: هل ينبغي لنا عقد اجتماع؟
هناك أسباب عديدة تبرر الدعوة للاجتماع هي:
1ـ اتخاذ القرار: اجتماع الأطراف المعنية كافة هو عادة أفضل طريقة لتبادل المعارف والخبرات والتوصل إلى أفضل القرارات.
2 ـ الاتصال: الاجتماع المثمر تتيح الاتصال لجميع الأطراف المشتركة بسرعة ودقة.
3 ـ القدرة على الابتكار: الاجتماع الجيد المثمر يتيح تدفق الأفكار.
4 ـ تشكيل الفرق: إن تشكيل فرق عمل لا يمكن أن يتم من غير عقد اجتماعات حيث تتكون العلاقات.
5 ـ التشاور: الاجتماع وسيلة فعالة للتشاور ومشاهدة عدد من الأشخاص.
6 ـ استقبال معلمين جدد: كلما ظهرت أطراف جديدة في ساحة تتطلب منهج إقامة علاقة عمل مع أخرين يكون هناك سبب وجيه للاجتماع.

(التحضير للاجتماع)

يعتمد نجاح الاجتماع إلى حد كبير على حسن التجهيز له وعادة ما يتضمن التحضير للاجتماع ما يلي:

أولاً: ما يعلمه منظم أو مدير الاجتماع قبل الاجتماع:
1 ـ تحديد الأهداف: إن يتم صياغة الأهداف قبل عقد الاجتماع وأن تكون معروفة للجميع وإن تخاطب هـذه الأهداف المشاركين بكلـمات محددة، وإن يحـتاج لكل عـضو للإسهام فيها.
2 ـ اختيار المشاركين: هدف الاجتماع هو الذي يحدد عدد أعضائه، على أن يراعي في اختيار الأفراد مدى الفائدة التي يحققها الاجتماع من مشاركتهم فيه، كلما كانت الاجتماعات عدد أفرادها قليل أي الاجتماعات الصغيرة يعرف الأعضاء كل منهج الآخر تصبح هذه الاجتماعات أحسن إنتاجًا.
3 ـ تحديد وقت الاجتماع: أي بداية ونهاية الاجتماع أن يكون بمقدور الأفراد الالتزام به، وأن يكون المشاركون فيه على علم بذلك مقدمًا.
4 ـ تحديد وتهيئة مكان عقد الاجتماع: أن يكون المكان مريح ومناسب من حيث التأكد من صلاحية قاعة الاجتماع أو مكان الاجتماع من الجو المناسب التهوية والعدد اللازم من المقاعد والأدوات المكتبية وآلات التصوير وأجهزة التسجيل وغيرها.

5 ـ إعداد جدول الأعمال:
يوضح ويبين الموضوعات التي يتوجب تغطيتها لتحقيق أهداف الاجتماع، وتحدد بنود جدول الأعمال الأفراد المتوقع مشاركتهم في الاجتماع.
6 ـ إعداد الدعوة للاجتماع وإرسالها: بعد أن يستقر الرأي على موعد الاجتماع ومكانه وأهدافه تعد بطاقة الدعوة للأعضاء ويتم إرسالها قبل بدء الاجتماع بوقت كاف وتحديد أسماء المشاركين فيه.
7 ـ إعداد محضر الاجتماع:
عند نهاية الاجتماع لابد أن يقدم محضر أو ملخص يسجل فيه كل ما دار من مناقشات وموضوعات وقرارات وتوزيع المهام التي أسفرت عن الاجتماع ووقت انجازه والأشخاص الذين يتم توزيع العمل عليهم.
ولابد من تحديد الاجتماع القادم قبل انفضاض الجلسة ثم يطبع ويوزع على الأعضاء بعد أيام من عقد الاجتماع.

ثانيًا: ما يعمله المدير أو المنظم للاجتماع أثناء الاجتماع:
1 ـ حدد زمنًا للتعبير عن وجهة نظر كل عضو يرغب في ذلك.
2 ـ لا تنقد الأعضاء نقدًا ذاتيًا.
3 ـ احترام الرأي المخالف لأي عضو.
4 ـ امنح نقد الأعضاء بعضهم لبعض أو تجريح بعضهم بعضًا.
5 ـ كلف مقررًا للاجتماع يقوم بتسجيل الأفكار والمقترحات الجيدة والمداخلات.
6 ـ لا تصوت على أي قرار إلا في حالة التساوي وبعد الانتهاء من تصويت جميع الأعضاء.
7 ـ احرص على زمن الاجتماع ووزعه على ما تضمنه جدول الأعمال.
8 ـ لا تتشاغل أثناء طرح الأعضاء لأفكارهم.
9 ـ اطلب رأي العضو الذي لا يشارك.
10 ـ احرص على أن تكون القرارات جميعها مما يمكن تطبيقها وفق الإمكانات المادية والبشرية وأن تلبي احتياجات المدرسة ومنسوبيها.
11 ـ أجل الاجتماع الذي لم يحضره نصف الأعضاء للتصويت عليه حتى لا يتعرض القرار إلى الإلغاء.
12 ـ اطرح الموضـوع للنقاش ثم اترك فرصة كافية لإبداء الآراء ثم يطرح القرار للتصويت فيه.
13 ـ لخص الآراء والأفكار والمناقشات من وقت لآخر.
14 ـ امنح تداخل المناقشات وأهداف بعض الأعضاء إلى المناقشات الجانبية أو الحديثة في موضوعات خارجة عن موضوع الاجتماع.
15 ـ حول المواضيع التي تحتاج إلى دراسة مستفيضة إلى لجنة فرعية واعرض ما توصلت إليه في اجتماع قادم.

ثالثًا: ما يعمله المدير أو المنظم للاجتماع بعد الاجتماع:
1 ـ اطلع على محضر الاجتماع.
2 ـ أحذف الإضافات التي أضيفت على المحضر بدون علم الأعضاء إن وجدت.
3 ـ عدل صياغة القرارات التي تم التوصل إليها في المجلس إذا اقتضى الأمر ذلك لتكون جيدة ومختصرة ومفيدة.
4 ـ اكتب المحضر بوضوح.
5 ـ اطلب توقيع الأعضاء أسفل المحضر.
6 ـ شكل لجنة لمتابعة تنفيذ قرارات الاجتماع.
7 ـ اعلم أن رأي الأعضاء مجتمعين هو الرأي الأصح وإن كنت مخالفًا له قبل إقراره.

(الأنماط السلوكية أثناء الاجتماع):
هناك اقتراحات موجهة لرئيس الاجتماع للتعامل مع الأعضاء تختلف بحسب اختلاف أنماط سلوك الأعضاء وبحسب الموقف نفسه والجدول التالي يشير إلى ذلك:

برامج تدريبية متنوعة

برامج صممت خصصيا لتتناسب مع احتياجات سوق العمل وصقل الخبرات

القائمة